Klauzula informacyjna RODO

Akademia Vedicum Katarzyna Kłyż – NUYA Centrum Terapeutyczne
ul. Słoneczna 11, 58-400 Kamienna Góra • NIP: 8862785121 • e-mail: kontakt@nuyaterapie.pl
(„Administrator”, „my”, „NUYA”)

1) Jak się z nami skontaktować w sprawach danych?

listownie: jak wyżej (adres siedziby),
e-mail: kontakt@nuyaterapie.pl.
Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. W sprawach RODO kontaktuj się bezpośrednio z Administratorem. (Jeśli w przyszłości wyznaczymy IOD, zaktualizujemy tę informację).

2) Kategorie osób, których dane dotyczą

Pacjenci/klienci (w tym małoletni – przez przedstawiciela ustawowego/opiekuna),
Opiekunowie/pełnomocnicy pacjentów,
Kontrahenci i współpracownicy B2B (np. psychologowie/terapeuci),
Kandydaci do współpracy/pracy (rekrutacja),
Użytkownicy strony i osoby kontaktujące się (formularze, e-mail, media społecznościowe),
Osoby przebywające na terenie placówki (monitoring wizyjny).

3) Skąd mamy Twoje dane? (art. 14 RODO)

bezpośrednio od Ciebie (rejestracja, wywiad, formularze, e-mail/telefon),
od opiekuna prawnego/pełnomocnika (gdy dotyczy),
od innego podmiotu leczniczego/specjalisty – w zakresie niezbędnym do zapewnienia ciągłości opieki,
z jawnych źródeł wyłącznie w procesach rekrutacyjnych (np. serwisy rekrutacyjne, profile zawodowe) – w zakresie związanym z rekrutacją.

4) Jakie dane przetwarzamy? (zakres)

identyfikacyjne i kontaktowe (np. imię, nazwisko, PESEL/data urodzenia, adres, e-mail, telefon),
dane o stanie zdrowia i przebiegu terapii (w tym dokumentacja psychologiczna/terapeutyczna, rozpoznania, zalecenia, wyniki badań/diagnoz, informacje o farmakoterapii – jeśli pacjent je ujawnia),
rozliczeniowe/płatnicze (np. nr rachunku, dane na fakturach),
rekrutacyjne (CV, kwalifikacje, doświadczenie),
dotyczące współpracy B2B (dane firmy, NIP, rozliczenia),
wizerunkowe (jeśli wyrazisz odrębną zgodę),
dane z monitoringu (wizyjnego) – obraz bez dźwięku.

5) Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania (z przypisaniem celu → okresu)

A. Świadczenie usług zdrowotnych (pacjenci)

Cel: udzielanie świadczeń psychologicznych/terapeutycznych, prowadzenie dokumentacji, zapewnienie ciągłości opieki, umawianie wizyt (w tym teleporady), rozliczenia, obsługa reklamacji medycznych.
Podstawy:
- art. 9 ust. 2 lit. h RODO (opieka zdrowotna) w zw. z ustawą o prawach pacjenta i RPP oraz ustawą o działalności leczniczej,
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny – m.in. dokumentacja medyczna, rachunkowość),
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa o świadczenie usług – jeśli dotyczy).
Okres:
- dokumentacja medyczna: 20 lat od ostatniego wpisu (chyba że przepisy przewidują dłużej/krócej dla szczególnych kategorii dokumentacji),
- rozliczenia podatkowo-księgowe: 5 lat od końca roku podatkowego,
- reklamacje/roszczenia: do upływu terminu przedawnienia roszczeń.

B. Umawianie/odwoływanie wizyt, prowadzenie kalendarza rejestracji

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przedumowne/wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – organizacja pracy placówki i ciągłość terapii).
Okres: do 3 lat od ostatniego kontaktu/rezerwacji, a jeśli dane trafiły do dokumentacji medycznej – zgodnie z pkt A.

C. Zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia – monitoring wizyjny

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes – bezpieczeństwo, dochodzenie roszczeń).
Okres: standardowo do 30 dni, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu – wówczas do prawomocnego zakończenia sprawy.

D. Dochodzenie i obrona przed roszczeniami (wszystkie kategorie)

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Okres: do przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lub 6 lat – zgodnie z KC; w sprawach medycznych często dłużej, liczony od zdarzenia/pełnoletności pacjenta).

E. Marketing bezpośredni NUYA (newsletter, wydarzenia, oferty)

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda) oraz – w zakresie dopuszczalnym – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes polegający na komunikacji marketingowej do naszych Klientów; wraz z prawem sprzeciwu + wymogami Prawa telekomunikacyjnego/ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną).
Okres: do wycofania zgody lub do wniesienia sprzeciwu (w zależności od podstawy).

F. Badanie satysfakcji i jakości usług (ankiety)

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes – poprawa jakości).
Okres: do 12 miesięcy od zrealizowanej usługi lub do sprzeciwu.

G. Rekrutacja (kandydaci)

Cele: bieżąca rekrutacja i – za zgodą – przyszłe procesy; weryfikacja kwalifikacji; komunikacja rekrutacyjna.
Podstawy:
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przedumowne – rozmowy, ustalenia),
- art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda – dane wykraczające poza niezbędne, udział w przyszłych rekrutacjach),
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO (kontakt i obrona przed roszczeniami).
Okres: do zakończenia rekrutacji; przy zgodzie na przyszłe – maks. 2 lata lub do wycofania zgody; dla obrony roszczeń – do 6 lat.

H. Współpraca B2B/kontraktowa (specjaliści, dostawcy)

Cele: nawiązanie i wykonanie umowy, rozliczenia, weryfikacja uprawnień (np. kwalifikacje, polisa OC), zapewnienie ciągłości opieki.
Podstawy: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa), art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki księgowe/podatkowe), art. 6 ust. 1 lit. f RODO (weryfikacja, dochodzenie roszczeń).
Okres: czas trwania umowy + do przedawnienia roszczeń; księgowość – 5 lat.

I. Realizacja obowiązków prawnych (wszyscy)

Cele: rachunkowość, podatki, archiwizacja, odpowiedzi na wnioski organów, realizacja praw pacjenta, wymogi dot. małoletnich.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).
Okres: zgodnie z przepisami szczególnymi (np. ustawa o rachunkowości – 5 lat; dokumentacja medyczna – 20 lat itd.).

Uwaga dot. dzieci/małoletnich: przetwarzamy dane dziecka na podstawach wskazanych powyżej. Oświadczenia i zgody składa przedstawiciel ustawowy/opiekun.

6) Czy wykorzystujemy profilowanie lub automatyczne decyzje?

Nie podejmujemy decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany wobec pacjentów.
Profilowanie może wystąpić wyłącznie w marketingu (np. segmentacja odbiorców po historii usług) – tylko przy Twojej zgodzie; przysługuje Ci prawo sprzeciwu/wycofania zgody.

7) Odbiorcy danych (komu przekazujemy)

upoważnieni pracownicy i współpracownicy NUYA (m.in. psychologowie, terapeuci, administracja/recepcja),
dostawcy usług IT/hostingu, serwisy rejestracji wizyt, biuro rachunkowe, kancelarie prawne, doradcy, firmy marketingowe – na podstawie umów powierzenia,
inne podmioty lecznicze/specjaliści – w zakresie niezbędnym do zapewnienia ciągłości leczenia (np. wymiana dokumentacji, skierowania – zgodnie z przepisami),
organy publiczne uprawnione z mocy prawa (sądy, organy ścigania itp.),
ubezpieczyciele – w zakresie roszczeń.

8) Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady nie przekazujemy danych poza EOG. Jeśli wyjątkowo byłoby to konieczne (np. narzędzia IT), zapewnimy jeden z mechanizmów: decyzję stwierdzającą odpowiedni poziom ochrony lub standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej, a Ty otrzymasz od nas informację o ryzykach i podstawie przekazania.

9) Czy musisz podać dane?

Pacjenci/klienci: podanie danych wymaganych przepisami (dokumentacja medyczna, rozliczenia) jest obowiązkowe – brak uniemożliwi udzielenie świadczenia. Dane nieobowiązkowe podajesz dobrowolnie (np. marketing/wizerunek).
Kontrahenci/kandydaci: dane niezbędne do zawarcia/realizacji umowy/rekrutacji – niezbędne; pozostałe – dobrowolne (na podstawie zgody).

10) Twoje prawa

Masz prawo do: dostępu, sprostowania, usunięcia (gdy dotyczy), ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu (w tym wobec marketingu/przetwarzania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f), a także do wycofania zgody w każdym czasie (nie wpływa na zgodność przetwarzania przed cofnięciem).
Skargę możesz wnieść do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

11) Monitoring wizyjny – informacja skrócona

Na terenie NUYA może działać monitoring wizyjny (bez dźwięku) w celach bezpieczeństwa osób i mienia. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Okres: do 30 dni, chyba że nagranie jest dowodem w sprawie. Wejścia do stref monitorowanych oznaczamy piktogramem i informacją.

12) Komunikacja/marketing i zgody

Wysyłka informacji handlowych/edukacyjnych (e-mail/SMS/telefon) następuje wyłącznie po uzyskaniu Twoich zgód wymaganych przez RODO, Prawo telekomunikacyjne i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Zgody możesz odwołać w każdym czasie.

13) Rejestracja i odwoływanie wizyt (związek z przetwarzaniem danych)

NUYA prowadzi kalendarz rejestracji, przypomnienia o wizytach (e-mail/SMS/telefon), a odwołania przyjmujemy na warunkach regulaminu (np. bezpłatnie >24 h; później – opłata zgodnie z cennikiem). Te operacje wymagają przetwarzania Twoich danych kontaktowych. Podstawy i okresy – sekcje B i E.